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El teléfono, ese ladrón de tiempo

Es muy fácil hablar por teléfono, es tan familiar y cotidiano que somos capaces de hacerlo sin recibir clases de cómo hacerlo.  Incluso puede parecer ridículo invertir tiempo en aplicar algunas buenas prácticas que mejoren nuestro sistema de aprendizaje, nos convertimos en “autodidactas” en el uso del teléfono.

La gestión incorrecta de las conversaciones al teléfono durante una conversación, ocasionan conflictos tales como:

  • Hacemos perder el tiempo a la persona que llama.
  • Utilizamos de manera incorrecta nuestro tiempo y los recursos de los que disponemos para realizar o atender la llamada.
  • Incremento innecesario de la factura de teléfono fijo o móvil y de las horas invertidas en gestionar las llamadas.

Gestionar eficazmente una llamada significa aprovechar correctamente nuestro tiempo al teléfono, el de los demás y los recursos a nuestro alcance, no privatizar el tiempo de los demás, sacar el máximo partido de la inversión efectuada por la empresa en tecnología y que pone a nuestro alcance para ayudarlos a realizar nuestro trabajo y gestionar nuestro tiempo de forma eficaz.

Se hace necesario y urgente aplicar buenas prácticas en el uso del teléfono entre otras medidas y FMIC os daremos algunos consejos que funcionan en teléfonos de la empresa y en teléfonos particulares.

Como ya sabemos que al teléfono perdemos la noción del tiempo, esperar que estemos constantemente alerta en cada llamada que hacemos, se hace difícil. Por eso, lo mejor es aplicar buenas prácticas en el uso del teléfono que nos enseñen a realizar de forma natural acciones que las apliquemos inconscientemente sin necesidad de forzarnos a ponerlas en práctica y que mejor escuela que la propia empresa donde pasamos 8 horas cada día y alguno de nosotros un tercio de ese horario pegados al teléfono… ¡Pues a practicar! cuando más practiques más familiar será la aplicación y más rápido te acostumbraras a realizarlas de manera correcta. La empresa y tu bolsillo lo agradecerán.

 

Buenas prácticas y costumbres en el uso del teléfono en la empresa.

Son pequeños consejos de fácil aplicación y muy eficaces.

En el momento que establecen relación comercial con nuestra empresa, la imagen que se formarán de nuestra empresa, queramos o no, será la que nosotros le proyectemos con nuestra actitud.

Un proveedor tiene clientes, el mismo es cliente de otros proveedores, la imagen que se cree de nuestra empresa será la que nosotros le transmitamos como profesionales. La gestión eficaz o no de nuestro tiempo y del suyo, será una aportación importante a esa imagen.

 

  1. Recibimos una llamada de un proveedor directamente en nuestro teléfono.
  • Debemos intentar atender la llamada de nuestro proveedor en el momento que se produce.
  • Si un proveedor “llama siempre en el peor de los momentos” le facilitaremos unas horas para que le sea más fácil localizarnos. Le estamos haciendo un favor y estamos evitando tener que devolverle la llamada con el consiguiente gasto y la posibilidad de que sea él quien no pueda atendernos está ocasión.
  • De no ser posible atenderla, como mínimo debemos pedirle que nos llame más tarde, facilitándole una hora aproximada.
  • De atender la llamada, debemos atender sus peticiones con la celeridad necesaria para evitar entrar en ambigüedades y provocar que la conversación se prolongue más de lo necesario. Se puede ser cortés, amable y eficaz, sin llegar a la pesadez.
  1. Debemos realizar una llamada al proveedor
  • Hay ocasiones que sabemos de antemano que la conversación que necesitamos mantener con un proveedor será larga. En estos casos, de ser posible debemos enviar un e-mail comunicando la necesidad de hablar con él e indicándole la hora que estarás disponible y el tema en que versará la conversación para que esté preparado y evitar demoras buscando datos.
  • Si hemos llamado al proveedor y no se encuentra en la oficina o esta comunicando, dejamos recado al/la recepcionista de su empresa para que sea el proveedor quien nos devuelva la llamada, indicándole a que hora será más posible localizarnos. Es posible que el/la operador/a de su empresa esté formado/a en estás técnicas de gestión de llamadas, en tal caso, nos contestará que llamemos más tarde o incluso nos dará una hora para poder localizarlo, amablemente declinaremos la oferta y comunicaremos que nos llame el cuándo le sea posible. Debe ser el proveedor quien nos atienda como necesitamos, amoldándose a nuestras costumbres y ritmo de trabajo, es humano entablar relaciones personales con nuestros proveedores con el paso de los años, pero no debemos perder de vista nuestro objetivo principal.
  • Es interesante pactar con el proveedor unas “llamadas de seguimiento programadas”, pueden ser semanales, quincenales, mensuales, etc… Estas llamadas se caracterizan porque las realiza el proveedor, podemos ir anotando las preguntas o dudas que pueden esperar a ser contestadas un tiempo y aprovechar su llamada para comunicárselo. Este sistema establece un contacto proveedor/cliente que a corto o largo plazo nos beneficia. Ofertas puntuales en la duración, en stock, etc., con el tiempo se realiza de una forma automática y organizada. El proveedor lo agradecerá, porque le facilitamos una vía fija de acceso a nosotros.
  • El realizar este tipo de actuaciones no quiere decir que la relación que tenemos con el proveedor se deteriore si las aplicamos con paciencia poco a poco y con sentido común. Es fundamental mantener unas buenas relaciones comerciales con el proveedor y más que seamos nosotros quien domine la situación. “ Un proveedor hoy, puede ser cliente mañana “.
  • En el caso de que nuestro proveedor nos facilite un móvil para localizarlo, que sea como segunda opción, puede que cuando llamemos al móvil no pueda atendernos. En estos casos la llamada debería completarse en un máximo de dos minutos y no debemos facilitar datos confidenciales, no debemos olvidar que puede estar en otro cliente suyo y competencia nuestra, sin saberlo.
  • De tener que llamar a nuestro proveedor a través del/la recepcionista de su empresa, es interesante para nosotros mantener una buena relación comercial con el/ella, nos facilitará el trabajo y ahorrará tiempo si la relación es de cordialidad e incluso de simpatía. Recuerda que la llave para entrar en una empresa vía teléfono, en la mayoría de los casos es la persona que atiende el teléfono de esa empresa.
  • Ante la posibilidad de llamar a un fijo o móvil, elegir el fijo, las prestaciones, comodidad y claridad en la conversación facilitará en la llamada.
  • En ocasiones, se nos presenta la necesidad de contactar con una persona, sea proveedor o no y llamamos,  un contestador nos informa del horario de oficina. Debemos tomar buena nota para que la próxima vez no realicemos una llamada infructuosa y costosa.

Seguro que estas pautas os pueden ayudar a gestionar vuestro tiempo al teléfono, ahora solamente falta aplicarlas!

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